Contabilidad electrónica: lo básico que toda PyME debe enviar al SAT

Introducción

Desde 2015 el SAT exige que las empresas en México lleven su contabilidad de forma electrónica y la envíen a través del portal. Sin embargo, muchos dueños de pequeñas y medianas empresas todavía no saben exactamente qué deben entregar, cuándo ni en qué formato. Aquí te lo explicamos sin rodeos.

¿Qué es la contabilidad electrónica?

La contabilidad electrónica es la obligación de registrar y enviar al SAT la información contable de tu empresa en archivos XML con un formato específico. No se trata de escanear tus documentos físicos, sino de generar archivos estructurados desde tu sistema de contabilidad.

Esta obligación aplica para:

• Personas morales en Régimen General.

• Personas físicas con actividad empresarial cuyos ingresos superen $4 millones de pesos anuales.

• Contribuyentes que el SAT requiera expresamente.

Los contribuyentes en RESICO tienen obligaciones simplificadas y en muchos casos están exentos del envío mensual.

¿Qué archivos debes enviar al SAT?

Hay tres tipos de archivos principales que conforman la contabilidad electrónica.

1. Catálogo de cuentas

Es la estructura de cuentas contables que usa tu empresa, codificada según el catálogo estándar del SAT.

¿Cuándo se envía? Solo la primera vez que lo configuras y cada vez que hagas cambios en tu catálogo. No es mensual.

Formato: XML con estructura específica del SAT.

2. Balanza de comprobación

Es el resumen mensual de todos los movimientos contables de tu empresa: saldos iniciales, movimientos del mes y saldos finales de cada cuenta.

¿Cuándo se envía?

• Empresas grandes (ingresos mayores a $4 millones): a más tardar el día 25 del mes siguiente.

• Empresas medianas y pequeñas: a más tardar el día 27 del mes siguiente.

Formato: XML generado por tu sistema de contabilidad.

3. Pólizas contables

Son los registros detallados de cada transacción: compras, ventas, pagos, cobros, nómina, etc. El SAT no las pide mensualmente de forma rutinaria, pero sí puede solicitarlas en caso de:

• Revisión o auditoría.

• Solicitud de devolución de IVA.

• Compensación de saldos a favor.

Formato: XML con el detalle de cada póliza y su vinculación con los CFDI correspondientes.

Errores frecuentes que generan problemas con el SAT

Estos son los tropiezos más habituales al enviar la contabilidad electrónica.

Catálogo de cuentas mal codificado

El SAT tiene un catálogo estándar de cuentas y cada una tiene un código específico. Si tu contador usa un catálogo personalizado sin respetar la codificación del SAT, los archivos serán rechazados.

Balanza con diferencias respecto a las declaraciones

Si los números de tu balanza no cuadran con lo declarado en tus pagos provisionales de ISR o IVA, el SAT lo detecta automáticamente y puede iniciar una revisión.

No vincular las pólizas con los CFDI

Cada póliza debe estar vinculada al UUID (folio fiscal) del CFDI correspondiente. Si registras una compra pero no la vinculas a la factura del proveedor, la deducción queda en riesgo.

Enviar fuera de plazo

El SAT aplica multas por envío extemporáneo que van desde $1,490 hasta $14,830 pesos según el artículo 84 del Código Fiscal de la Federación.

¿Necesitas un sistema de contabilidad o solo facturación?

Aquí es importante aclarar la diferencia:

• Software de facturación: genera y timbra tus CFDI (facturas, recibos de nómina, notas de crédito). Es lo que ofrece SIST3C.

• Sistema de contabilidad: registra tus pólizas, genera la balanza y el catálogo para enviar al SAT. Generalmente lo maneja tu contador con software especializado como CONTPAQi, Aspel COI o similar.

Ambos sistemas deben estar bien integrados para que los CFDI que emites o recibes se registren correctamente en tu contabilidad.

¿Cómo puede ayudarte SIST3C?

En SIST3C te ofrecemos el software de facturación que genera los CFDI correctamente vinculados para que tu contador pueda integrarlos sin problemas a la contabilidad electrónica. Nuestro sistema exporta la información en los formatos que los principales sistemas contables requieren.

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